1. Z dniem 27.01.2026 r. weszła w życie ustawa z dnia 4.12.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.z 2026 r.poz. 25), która dokonuje zmian w zakresie obowiązku zachowania formy pisemnej w sprawach w zakresu prawa pracy.
Nowelizacja k.p. jest efektem deregulacyjnych prac Rządowego Zespołu do spraw Deregulacji powołanego przez Radę Ministrów w marcu 2025 r.
Zgodnie z nowymi przepisami wprowadza się w wielu przepisach dotyczących formy czynności z zakresu prawa pracy zapis o „postaci papierowej lub elektronicznej”.
Dotychczas istniał bowiem w Kodeksie pracy jedynie zapis o „formie pisemnej” (dotyczy to następujących przepisów: art. 222 § 8, art. 231 § 3, art. 38 § 1, art. 38 § 2, art. 129 § 3, art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142, art. 143, art. 144, art. 150 § 5, art. 151 § 21, art. 1512 § 1, art. 1517 § 6, art., art. 174 § 1, art. 1741 § 1 i art. 2374 § 3 k.p.).
W uzasadnieniu do projektu nowelizacji wskazano, że zachowanie postaci elektronicznej zachodzić będzie np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość. W pojęciu postaci elektronicznej mieścić się będzie także forma elektroniczna w rozumieniu k.c.
Postać elektroniczna obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy.
2. „Postać papierową lub elektroniczną” zamiast „formy pisemnej” wprowadza się w następujących przepisach Kodeksu pracy:
▪ przekazanie informacji o monitoringu – art. 222 § 8 k.p.,
▪ przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 k.p.,
▪ konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 k.p.,
▪ sporządzenie rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 k.p.,
▪ wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,
▪ wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,
▪ wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,
▪ wniosek o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 1401 k.p., czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 k.p.,
▪ wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 k.p. zd.pierwsze,
▪ wniosek o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 k.p.,
▪ wniosek o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 k.p.,
▪ wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 k.p.,
▪ wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 k.p.,
▪ instrukcja i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 k.p.
3. Wypłata ekwiwalentu za urlop od 27 stycznia 2026 r.
Zgodnie z treścią art. 171 § 4 i 5 k.p. pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p.
Na podstawie art. 171 § 5 k.p. przepisu art. 171 § 4 i 5 k.p. nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 k.p. przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.
Przedmiotowa nowelizacja zmienia więc termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego przysługującego za każdy dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Dotychczas art. 171 k.p. nie zawierał konkretnego wskazania, kiedy pracodawca wypłaca ekwiwalent. Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop jest wymagalne od dnia rozwiązania umowy o pracę.
Zgodnie z nowymi przepisami terminem wypłaty ekwiwalentu urlopowego będzie dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę ustalony zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli dzień ten wypada przed zakończeniem stosunku pracy, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Gdy taki termin jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.
4. Nowelizacja k.p. dokonała także zmiany w art. 4 ust. 3 i art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288).
Zmiany dotyczą ustalenia obowiązku uzgadniania wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu socjalnego, a także regulaminu funduszu socjalnego, z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Sporządził – Krzysztof Lisowski
