W odpowiedzi na email, w którym zwrócono się z prośbą o poradę prawną dotyczącą dofinansowania z ZFŚS wczasów pracowników zatrudnionych w instytucji kultury, w tym kwestii uwzględniania świadczenia 500 plus w ramach oceny sytuacji materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, wyjaśniam jak następuje.
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 923 t.j., dalej: u.z.f.ś.s.) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (por. art. 8 ust. 2 zd. 1 u.z.f.ś.s.).
Przyjmuje się, że jeżeli świadczenie 500 plus ma być uwzględniane w ramach oceny sytuacji materialnej pracownika, powinno to wynikać z regulaminu ZFŚS. Również jeżeli świadczenie 500 plus ma być nieuwzględniane w ramach oceny tego kryterium – powinno to zostać wprost wskazane w regulaminie ZFŚS. Takie stanowisko jest zgodne z Wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej dotyczącymi wypłaty świadczeń z ZFŚS, zgodnie z którymi: „Ustalenie szczegółowych zasad wydatkowania funduszu, w tym sposób ustalania sytuacji socjalnej osoby uprawnionej w oparciu o ocenę jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej są przedmiotem regulacji zakładowych. Dotyczy to także uwzględnienia bądź nieuwzględnienia świadczenia wychowawczego 500 plus w dochodzie rodziny pracownika ubiegającego się o świadczenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. (…) Interpretacji zapisów regulaminowych, także w części dotyczącej składników przyjmowanych do ustalenia sytuacji materialnej osoby uprawnionej, dokonują strony uzgadniające treść regulaminu, tzn. pracodawca i związki zawodowe lub reprezentant załogi”.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a u.z.f.ś.s.).
Regulamin ZFŚS powinien wskazywać za pomocą jakich środków pracownik może wykazać swoją sytuację materialną. Możliwe jest to w szczególności poprzez złożenie oświadczenia o określonej treści, jak również przedłożenie określonych zaświadczeń/dokumentów. Decydująca w mojej ocenie będzie więc treść regulaminu ZFŚS obowiązującego w danej instytucji kultury. Wskazuje się, że jeżeli pracownik zamierza korzystać ze świadczeń ZFŚS, a regulamin wymaga przedstawienia oświadczenia/zaświadczenia, na podstawie którego można ustalić jego sytuację socjalną, wówczas brak przedstawienia tych dokumentów może uniemożliwić ustalenie wysokości świadczenia, a w konsekwencji jego przyznanie.
Odnosząc się do pytania dotyczącego konieczności przedstawienia przez pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS zaświadczenia o dochodach uzyskiwanych przez małżonka, innych członków rodziny lub innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym należy stwierdzić, że zgodnie ze stanowiskiem doktryny art. 8 ust. 1a u.z.f.ś.s. umożliwia żądanie takich dokumentów przez administratora ZFŚŚ, a żądanie to nie narusza przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), gdyż przetwarzanie danych osobowych ma umocowanie w przepisach ustawy i jest niezbędne do wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w art. 8 ust. 1a u.z.f.ś.s., przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (zob. art. 8 ust. 1c u.z.f.ś.s.).
Magdalena Kossakowska
radca prawny
————————————————-
Tomaszewska B., Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, wyd. II, LEX/el.2022
