Odpowiadając na wiadomość email, w której zwrócono się z prośbą o pomoc prawną w sprawie dotyczącej m.in. nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy, braku informacji o zasadach wykonywania pracy zdalnej, czy pracy w porze nocnej, bądź w godzinach nadliczbowych w Centrum Kultury, wyjaśniam jak następuje.
W myśl art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 t.j., dalej: „K.p.”) pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Zgodnie z art. 149 § 1 K.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy i nie jest obowiązkowa (często zawiera tylko imię i nazwisko pracownika, jego podpis, datę, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy). Obowiązkowe jest prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Tym niemniej, lista obecności może być przydatna do rzetelnego uzupełnienia ewidencji czasu pracy. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (§ 2 art. 149 K.p.). Szczegółowe kwestie związane z dokumentami dotyczącymi ewidencji czasu pracy reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
Zgodnie z art. 150 § 1 K.p. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W myśl art. 26b ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2020 r. poz. 194 t.j.) okres rozliczeniowy czasu pracy w instytucji kultury może, z uzasadnionych przyczyn dotyczących organizacji pracy oraz pod warunkiem przestrzegania ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników, zostać przedłużony do 12 miesięcy.
Ustalenie przedłużonego okresu rozliczeniowego w zakresie i w granicach określonych w ust. 1 następuje na podstawie: 1) układu zbiorowego pracy, jeżeli został zawarty w danej instytucji kultury, albo 2) porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcą i pracownikami, w trybie przyjętym u danego pracodawcy, po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 26b ust. 2 ww. ustawy). Rozkłady czasu pracy pracowników są ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie. W myśl art. 26a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w sprawach nieuregulowanych w ustawie do pracowników instytucji kultury stosuje się przepisy kodeksu pracy.
Odnosząc się do zasad wykonywania pracy zdalnej informuję, że dotychczas objęte były one treścią ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (zob. art. 3). W związku z przyjęciem ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, wkrótce tj. 7 kwietnia 2023 r., wejdą w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej.
Kwestie związane m.in. z ewidencją czasu pracy mogą podlegać kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Należy wskazać, że w toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Zgodnie z art. 281 K.p. naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2022 r. poz.1614 t.j.) inspektor pracy jest zobowiązany do nieujawniania informacji, że kontrola przeprowadzana jest w następstwie skargi, chyba że zgłaszający skargę wyrazi na to pisemną zgodę.
Ponadto kodeks karny zawiera (art. 218) przepisy związane ze złośliwym lub uporczywym naruszaniem praw pracownika, jak również przepisy dotyczące przestępstw przeciwko wiarygodności dokumentów (art. 270).
Magdalena Kossakowska
radca prawny
