Warszawa, 12.12.2022 r.

W odpowiedzi na pytanie dotyczące obowiązku prowadzenia i podpisywania listy obecności, wyjaśniam jak następuje.

Obowiązkowe jest prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy i nie jest obowiązkowa (zawiera ona często tylko imię i nazwisko pracownika, jego podpis, datę, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy). Lista obecności może być przydatna do rzetelnego uzupełnienia ewidencji czasu pracy. Pracodawca może zobowiązać pracowników do podpisywania listy obecności. Często takie zapisy znajdują się w regulaminach pracy.

W myśl art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 t.j., dalej: „K.p.”) pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Zgodnie z art.  149 §  1 K.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (§  2 art. 149 K.p.). Szczegółowe kwestie związane z dokumentami dotyczącymi ewidencji czasu pracy reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Pracodawca może zadecydować o prowadzeniu listy obecności w formie elektronicznej zamiast listy papierowej.

Magdalena Kossakowska

radca prawny