Udzielanie urlopów.

1. Podstawa prawna

Obowiązek i zasady sporządzania planu urlopów określa ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.) – dalej k.p.

Zgodnie z treścią art. 163 § 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. 

W myśl art. 163 § 1¹ k.p. pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. 

Jeżeli więc w instytucji działa organizacja związkowa, która nie wyraziła zgody na nietworzenie planu urlopów, taki dokument musi być przez pracodawcę sporządzony, na podstawie wniosków pracowników. 

2. Procedura ustalenia i ogłoszenie planu urlopów 

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 k.p.). 

Ustalenie planu urlopów następuje z uwzględnieniem dwóch okoliczności: wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Są one równoważne, co w szczególności oznacza, że można nie uwzględnić wniosku pracownika, jeżeli koliduje to z ważnym interesem pracodawcy (K.Jaśkowski [w:] E.Maniewska, K.Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024, art. 163).

Procedura sporządzenia planu urlopów polega więc na zgłoszeniu przez pracowników, w jakim terminie chcieliby skorzystać z urlopu, oraz podjęciu przez pracodawcę decyzji odnośnie do propozycji przedstawionych przez pracowników. W miarę możliwości pracodawca powinien zaakceptować termin wykorzystania urlopu wskazany we wniosku pracownika. Należy jednak podkreślić, że wnioski pracowników co do terminu wykorzystania urlopu nie są dla pracodawcy wiążące, co oznacza, że może on ich nie uwzględnić, jeżeli nieobecność pracowników prowadziłaby do zakłócenia normalnego toku pracy. Ostateczna decyzja w kwestii ustalenia terminu wykorzystania urlopu należy bowiem do pracodawcy jako organizatora pracy (K.Pietruszyńska, Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, PiZS 2019, nr 12, s. 49).

Tak więc ustalenie w planie urlopów terminów ich wykorzystania jest wypadkową dwóch elementów – wniosków pracowników, określających proponowane terminy urlopów oraz potrzeb pracodawcy, który bierze pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. Wynika z tego, że pracodawca nie jest związany wnioskami urlopowymi pracowników, chyba że taki obowiązek nakłada nie niego przepis prawa. 

Pracodawca powinien dążyć do ustalenia terminu urlopu z pracownikiem. Jeżeli jednak terminy urlopów w planie urlopów nie zostały uzgodnione między stronami stosunku pracy, konsultacji podlegać będą poszczególne wnioski urlopowe. W takiej sytuacji brak zgody pracodawcy na udzielenie urlopu będzie skutkował niemożnością wykorzystania urlopu we wskazanym terminie przez pracownika.

Jeżeli zaproponowany przez pracownika termin udzielenia urlopu wypoczynkowego wprowadza poważne zakłócenia w toku pracy, pracodawca może odmówić ustalenia tego terminu i zaproponować pracownikowi inny termin, który jest zgodny z organizacją pracy.

Natomiast należy zauważyć, że przesunięcie urlopu wypoczynkowego wpisanego do planu urlopów musi wynikać z rzeczywistej potrzeby pracodawcy, a nie niemożności dokonania wpisu w informatycznym systemie kadrowym działającym w danej jednostce lub naruszenia prawa pracy poprzez niewpisanie terminu urlopu pracownika do planu urlopów. 

3. Termin wprowadzenia planu urlopów

Ustawa Kodeks pracy nie wskazuje terminu wprowadzenia planu urlopów. 

W nauce prawa podnosi się, że ustalenie planu urlopów powinno nastąpić w okresie poprzedzającym nabycie prawa do urlopu. W konsekwencji uznaje się, że plan urlopów powinien być opracowany jeszcze przed początkiem nowego roku kalendarzowego, z nadejściem którego pracownicy nabywają prawo do kolejnego urlopu; reguła ta odnosi się do rocznego planu (A.Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 163).

Zatem okresy urlopów wypoczynkowych wskazane w planie urlopów są bez wątpienia określane w okresie wcześniejszym niż urlopy te będą udzielane. 

W nauce prawa wskazuje się jednak, że (roczny) plan urlopów wypoczynkowych powinien być podany do wiadomości załogi najpóźniej w dniu 31 grudnia na rok następny (T.Nycz, Planowanie urlopów wypoczynkowych, PiZS 1999, nr 6, s. 25).

Natomiast konkretny wniosek powinien być opatrzony datą, która oscyluje wokół daty udzielenia urlopu. Wypisanie wniosku urlopowego na kilka miesięcy przed planowaną datą urlopu może być niecelowe, choćby ze względu na możliwość wystąpienia różnych okoliczności życiowych uniemożliwiających skorzystanie z urlopu, a więc konieczności korygowania treści wniosku. 

4. Udzielenie urlopu

W myśl tezy wyrażonej w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 13 maja 1998 r., I PKN 99/98 (LEX nr 35834) urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a więc ich terminy muszą być uzgadniane między pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnieniem takim jest więc w pierwszej kolejności ustalony plan urlopów, a w przypadku jego braku każdorazowa akceptacja osoby upoważnionej przez pracodawcę do udzielania urlopu wypoczynkowego. Prawo do urlopu nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą. Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu, a samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie może być również traktowane jako uzgodnienie terminu i wymiaru urlopu. Brak zgody na udzielenie urlopu w określonym terminie nie wymaga szczególnego uzasadnienia, a jedynie gdy termin ten jest wcześniej ustalony w planie urlopów lub uzgodniony indywidualnie, to jego przesunięcie przez pracodawcę może nastąpić tylko wówczas, gdy nieobecność pracownika spowoduje zakłócenia w pracy (art. 164 § 2 k.p.).

W uzasadnieniu innego wyroku z dnia 9 marca 2011 r., II PK 240/10 (LEX nr 817523) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 marca 2001 r. I PKN 306/00 (OSNP 2002/24/591, PiZS 2002/6/38, LEX nr 53540) stwierdził, że pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

5. Przesunięcie terminu urlopu 

Zgodnie z treścią art. 164 § 2 k.p. przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

W myśl § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14)  w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

W nauce prawa podkreśla się, że przesłanki przesunięcia terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy zostały określone w sposób bardziej rygorystyczny niż w odniesieniu do przesunięcia na wniosek pracownika. Przez użycie zwrotów „szczególne potrzeby pracodawcy” oraz „poważne zakłócenia toku pracy” ustawodawca ogranicza możliwość arbitralnego stosowania przez pracodawcę omawianej instytucji, chroniąc tym samym pracownika przed zakłócającymi jego plany zmianami terminu urlopu. Z drugiej jednak strony, o spełnieniu wskazanych przez art. 164 § § 2 k.p. wymagań decyduje sam pracodawca. Niewykluczone jest więc, że będzie on swego uprawnienia nadużywał, podejmując omawianą decyzję w sytuacji, gdy wymagane przesłanki nie są spełnione. Konsekwencje takich zachowań nie zostały wprost unormowane przez Kodeks pracy. Podobnie jednak jak w razie nieuwzględnienia wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu uznać należy, że i w tym przypadku omawiany przepis jest źródłem roszczenia – tym razem pracownik będzie mógł żądać dopuszczenia do pracy, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i udzielenia urlopu w terminie określonym w planie (A.Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 164).

6. Możliwość odwołania z urlopu 

Na podstawie art. 167 § 1 k.p. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

W takiej sytuacji pracodawca jest jednak obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 k.p.).

7. Nieudzielenie urlopu wbrew obowiązkowi prawnemu

Jeżeli pracodawca nie udzieli urlopu, a nie wystąpią okoliczności umożliwiające np. przesunięcie terminu urlopu, a więc nie będzie to uzasadnione ważnymi przyczynami i będzie cechowało się dowolnością, wówczas mogą zachodzić przesłanki mobbingu oraz wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym. 

Niezależnie od powyższego, zgodnie z treścią art. 282 § 1 pkt 2 k.p. kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

8. Kontrola przestrzegania prawa pracy w zakresie dotyczącym urlopów

W myśl art. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2024r. poz. 97 ze zm.) – dalej u.p.i.p., Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie.

Na podstawie art. 14 ust. 1 u.p.i.p. Państwowa Inspekcja Pracy przy realizacji zadań współdziała ze związkami zawodowymi, tak więc zakładowa organizacja związkowa może wystąpić do właściwej miejscowo inspekcji z wnioskiem o dokonanie kontroli w zakresie terminowości i prawidłowości sporządzania planu urlopów, a także prawidłowości udzielania urlopów wypoczynkowych.

Należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 17 § 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 1124 ze zm.) w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy, a także w sprawach o inne wykroczenia związane z wykonywaniem pracy zarobkowej, jeżeli ustawa tak stanowi, oskarżycielem publicznym jest inspektor pracy.

9. Reasumpcja

1. Pracodawca jest zobowiązany do utworzenia planu urlopów w terminie przypadającym przed terminem udzielenia urlopu. 
2. Pracodawca może nie tworzyć planu urlopów, jeżeli w zakładzie pracy nie działa związek zawodowy, lub związek zawodowy działa, ale wyrazi zgodę na nietworzenie planu urlopów.
3. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a więc ich terminy muszą być uzgadniane między pracodawcą a pracownikiem.
4. Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. 
5. Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
6. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Sporządził Krzysztof Lisowski