Na wstępie należy ustalić na jakiej podstawie wydawany jest regulamin organizacyjny, tj. czy wydawany jest jako część regulaminu pracy, czy też jako inny akt wewnątrzzakładowy.
Jeżeli jest częścią regulaminu pracy, wówczas podlega on uzgodnieniu na podstawie art. 104(2) ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) – dalej k.p.
W przypadku, gdy regulamin organizacyjny nie jest częścią regulaminu pracy, wówczas prawo do konsultacji związkowej co do zasady nie występuje; może ono wynikać z innych przepisów wewnątrzzakładowych, np. z układu pracy, albo z ogólnej normy art. 26 pkt 2 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (tj. Dz.U. z 2026 r. poz. 549 ze zm.) – dalej u.z.z.
1. Jeżeli regulamin organizacyjny jest częścią regulaminu pracy, to podlega on uzgodnieniu w trybie art. 104(2) k.p. Zgodnie z treścią art. 104(2) § 1 k.p. regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.
W myśl art. 104(2) § 2 k.p. w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.
Jednakże ww. zasada określona w art. 104(2) § 2 k.p. ma zastosowanie tylko w określonych sytuacjach faktycznych (o których niżej w pkt 4).
2. Zasady udziału większej liczby organizacji związkowych w uzgadnianiu regulaminu pracy normuje art. 30 ust. 6 u.z.z., zgodnie z którą wszystkie organizacje powinny przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko. (M.Raczkowski [w:] M.Gersdorf, W.Ostaszewski, K.Rączka, A.Zwolińska, M.Raczkowski, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV, Warszawa 2024, art. 104(2).
Zatem dyspozycja art. 104(2) § 2 k.p. zostaje wyłączona w sytuacji, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa. W takiej bowiem sytuacji zastosowanie ma art. 30 ust. 6 u.z.z.
Zgodnie z treścią art. 30 ust. 6 pkt 4 u.z.z. jeżeli w sprawie ustalenia m.in. regulaminu pracy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.
3. Sąd Najwyższy w wyroku z 21.03.2001 r., I PKN 320/00 (OSNAPiUS 2002/24/599, LEX nr 48316) stwierdził, że w przypadku wspólnego, negatywnego stanowiska pracodawca nie może samodzielnie wprowadzić regulaminu.
Podobne stanowisko zajmuje nauka prawa. Podnosi się, że gdy stanowisko związków zawodowych jest wspólnie uzgodnione i w swojej treści jest negatywne, to pracodawca nie może skorzystać z możliwości, jaką stwarza art. 104(2) § 2 k.p. (D.Książek [w:] Komentarz do ustawy o związkach zawodowych [w:] Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, wyd. II, red. K.W.Baran, Warszawa 2024, art. 30).
4. Z możliwości określonej w art. 104(2) § 2 k.p. pracodawca może skorzystać w razie nieprzedstawienia w ciągu 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę tego dokumentu przez zakładowe organizacje związkowe wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie terminu, do którego mają być – według propozycji pracodawcy – prowadzone uzgodnienia. W takiej sytuacji może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia go z tymi organizacjami (D.Książek [w:] Komentarz do ustawy o związkach zawodowych [w:] Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, wyd. II, red. K. W. Baran, Warszawa 2024, art. 30).
5. Uzgodnienie jest najsilniejszą formą konsultacji związkowej i polega na próbie uzgodnienia wspólnego stanowiska. Opiniowanie wymaga jedynie złożenia opinii przez związek zawodowy.
Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 17.03. 1998 r., U 23/97 (OTK 1998/2/11, Dz.U.1998/40/233, LEX nr 31969) stwierdził, że zwrot „podlega uzgodnieniu” oznacza nałożenie obowiązku poddania treści uchwały procedurze uzgodnieniowej, celem wypracowania wspólnego stanowiska. Ustawodawca, formułując sposób działania związków zawodowych w procesie tworzenia prawa, kładzie przy tym nacisk nie tyle na efekt uzgodnień w postaci osiągnięcia zgody, ile przede wszystkim na sam fakt uzgadniania, na sam proces dochodzenia do zgody, zbliżania, czy ujednolicania stanowisk. Nie jest tym samym konieczne uzyskanie całkowitej zgody związków zawodowych na propozycje organu.
Termin „uzgodnienie”, zgodnie z jego sensem językowym oznaczać ma czynność polegającą na „doprowadzeniu do braku rozbieżności”, „ujednolicaniu” czy też „harmonizowaniu” (w znaczeniu „wzajemnego dostosowania”). „Uzgodnienie” nie może zawsze oznaczać całkowitej i powszechnej zgody między organem prawotwórczym i wszystkimi podmiotami uczestniczącymi w procesie stanowienia aktu normatywnego na wszystkie rozwiązania tego aktu, lecz oznaczać musi poddanie treści stanowionych aktów sformalizowanej procedurze uzgodnieniowej z podmiotami upoważnionymi do tej formy uczestnictwa w procesie stanowienia aktu normatywnego w celu jej osiągnięcia.
Instrumentem tej procedury winny być protokoły uzgodnień, ale też protokoły rozbieżności w razie braku zgody na treść rozwiązań aktu.
Zwrot „podlega uzgodnieniu” oznacza nałożenie obowiązku poddania treści uchwały procedurze uzgodnieniowej, celem wypracowania wspólnego stanowiska. Ustawodawca, formułując sposób działania związków zawodowych w procesie tworzenia prawa, kładzie przy tym nacisk nie tyle na efekt uzgodnień w postaci osiągnięcia zgody, ile przede wszystkim na sam fakt uzgadniania, na sam proces dochodzenia do zgody, zbliżania, czy ujednolicania stanowisk.
6. Reasumując – jeżeli więc w danym zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca ma bezwzględny obowiązek współdziałania z nią w celu ustalenia docelowej treści regulaminu pracy. W przeciwnym wypadku, wydany przez pracodawcę regulamin pracy nie będzie miał mocy wiążącej (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r., I PKN 320/00).
Tryb procedury wprowadzania regulaminu jest jednak zależny od tego, czy u danego pracodawcy działa jedna czy też więcej organizacji związkowych. W sytuacji, gdy w danym przedsiębiorstwie istnieje jedna organizacja związkowa, zastosowanie znajduje wyłącznie przepis art. 104(2) k.p.
Kodeks pracy nie wskazuje, jakie kryteria powinny być brane pod uwagę przy ustalaniu takiego terminu, niewątpliwie powinien być to termin, w którym realne będzie uzgodnienie regulaminu. Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu w określonym wcześniej przez strony czasie, pracodawca ma prawo ustalić treść regulaminu samodzielnie.
7. Jeżeli regulamin organizacyjny nie jest częścią regulaminu pracy formalnie obowiązek konsultacji ze związkami zawodowymi nie występuje.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 12.02.2016 r., II SA/Po 1001/15 (LEX nr 1981304) stwierdził, że regulamin organizacyjny urzędu nie jest regulaminem pracy w urzędzie, nie reguluje zagadnień z zakresu prawa pracy.
Regulamin organizacyjny, zdaniem WSA, ma natomiast charakter wewnętrzny, określa zadania oraz strukturę organizacyjną (liczbę, status, nazwy i zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych, ich obsadę etatową, liczbę i nazwy stanowisk pracy itp.) oraz zasady jego działania (podział kompetencji, zasady współdziałania komórek, obieg i przechowywanie dokumentacji, godziny otwarcia, itp.).
WSA w Poznaniu orzekł, że w odniesieniu do regulaminu organizacyjnego brak jest przepisu zobowiązującego do podjęcia konsultacji z zakładową organizacją związkową, czy też przedłożenia projektu jego zmian przed wydaniem stosownego zarządzenia. Innymi słowy, w świetle obowiązującego prawa nie istnieje żaden obowiązek współdziałania z zakładową organizacją związkową w kwestii regulaminu organizacyjnego, w przeciwieństwie do takiego obowiązku przewidzianego w stosunku do uzgadniania treści regulaminu pracy.
Według WSA w Poznaniu również dalsze skutki wprowadzenia nowego regulaminu organizacyjnego, jakimi były rozwiązanie lub zmiana umów o pracę, nie mogą stanowić przesłanki, by stwierdzić, że zaskarżone zarządzenia stanowią akt prawa, który należy skonsultować ze związkami zawodowymi.
8. Uprawnienie do konsultowania regulaminu organizacyjnego można próbować wyinterpretować z art. 26 pkt 2 u.z.z.
Na podstawie art. 26 pkt 2 u.z.z. do zakresu działania zakładowej organizacji związkowej należy w szczególności zajmowanie stanowiska wobec pracodawcy lub organu samorządu załogi w sprawach dotyczących zbiorowych interesów i praw osób wykonujących pracę zarobkową.
Sporządził Krzysztof Lisowski
